Teadmushalduse põhialused

2016-04-05 - Esitlused

Erkki Leego esines 05.04.2016 Tehnopoli ja Resta korraldatud andmekvaliteedi seminaril “Parem andmekvaliteet – paremad otsused” esitlusega teadmushalduse põhialustest.


Teadmushalduse põhialused from Erkki Leego

Teadmiste jätkusuutlikkus

Ma ei mäleta, mida ma ei mäleta

Ma ei tea, mida ma ei tea

Kogemus

  • Magistrikraad informaatikas (Tartu Ülikool)
  • Osalenud üle 100 ettevõtte IT arengus
    • Vabariigi Presidendi Kantselei, infonõunik
    • Riigikogu Kantselei, IT osakonna juhataja
    • TÜ Kliinikum, informaatikateenistuse direktor
    • Leego Hansson, juhtivpartner
  • Leego Hansson
    • IT juhtimise- ja konsultatsiooniettevõte
    • Nõustab ettevõtteid infotehnoloogia efektiivsel rakendamisel
    • Rollid: IT juht, IT arendusjuht, infoturbejuht

Teadmus on ettevõtte vara

Kolm põhiülesannet:

  1. Koguda jooksvalt kokku teadmiste “kuhi”
  2. Leida “kuhjale” mõistlik jätkusuutlik vorm ja struktuur
  3. Kasutada teadmust efektiivselt

Erinevad infoallikad

  • Dokumendid
    • Elektroonilised
    • Paberdokumendid
  • E-kirjad
  • Koosolekute märkmed – salvestused
  • Telefonivestlused
  • Chat vestlused
  • Tööde register
  • Fotod
  • Faktid ja nipid

Informatsiooni kättesaadavus

Teadmus versus kirjeldus

Andmete hulk kasvab tohutult

Informatsiooni sünkroniseerimine

  • Erinevad asukohad, rakendused, teenused, seadmed
    • Sama rakendus/teenus ja erinevad seadmed
    • Sama info ja erinevad rakendused/teenused
    • Võrgus / võrguta / mõlemad

Säilimise tagamine

  • Milline info on tähtis?
  • Kus on originaalid?
  • Kuidas on korraldatud varundamine?
    • Mis info?
    • Kui sageli?
    • Kes ja kuidas?

Andmeturbe tasakaal

  • Kolm andmeturbe komponenti
    • Konfidentsiaalsus
    • Terviklus
    • Käideldavus
  • Privaatsus/konfidentsiaalsus vs. käideldavus
  • Terviklus vs. meeskonnatöö
  • Vajadus suurema kättesaadavuse ja paindliku jagamise järele
    • Juurdepääsu andmine ja eemaldamine

Geeniandmete turvamine

Teadmushalduse põhimõtted

  • Teadmushaldus peab olema terviklik ja tegelema kõigi infovaradega
    • Dokumendid, e-kirjad, vestlused, märkmed, …
  • Jätkusuutlik teadmus koguneb tavapärase töö osana
  • Teadmus on hallatud nii, et teema, asjaajamine või projekt on päevapealt ülevõetav teise töötaja poolt
  • Teadmushaldus on pidevas arengus ja vajab koordinaatorit

Teadmushalduse nippe

  • Kõik infovarad asuvad organisatsiooni kontrolli all olevas keskkonnas
  • Esimesest mustandist alates asuvad dokumendid ja muud infovarad õiges kohas
  • Aruteludes eelistatakse kirjalikke vorme
  • Paberdokumendid teha elektrooniliseks
  • Koosolekutel võetakse aluseks õiges kohas asuv dokument ja täiendused salvestatakse kohe õigesse kohta
  • Märkmed ja otsused koosoleku käigus seinal
  • Info haldamise ja vormindamisega seotud reeglid peavad olema praktilised. Kus võimalik, kasutada eeltäidetud alusvorme
  • Reeglite täitmisel tagada distsipliin, eriti alguses
  • Teadmushaldusele määrata koordinaator ja tekitada „naabrivalve“

Failisüsteem/dokumendihoidla

  • Kõik dokumendid esimesest mustandist alates ettevõtte serveris
  • Iga faili jaoks üks õige koht
    • Peab kehtima eeldus – kui faili selles asukohas ei ole, siis teda ei ole olemas
  • Struktuur hoolega läbi mõeldud
    • Võimalikult lame – mitte rohkem kui 3 taset
    • Arvestatud juurdepääsuõigusi ja töökorralduse mugavust–

Failinimi teadmuse kandjana

  • Failinimi mõistetav erinevate inimeste poolt erinevatel aegadel
    • Unikaalne, sisu peegeldav, praktiline
    • Hea praktika – failinimes on dokumendi pealkiri
  • Muster kolmest elemendist
    • “Pealkiri” “Versioon” “Muutja”
  • Näited:
    • “Teadmushalduse põhialused 2016-04-05 0.01 Leego.pptx”
    • “Leego Hansson IT taristu kirjeldus 1.0 Leego.docx”
  • Versioneerimine toetab meeskonnatööd ja vähendab segadusi–

Dokumendi välimus

  • Metaandmed päises ja jaluses
    • Väljatrükk peab olema ka jätkusuutlik
    • Pealkiri, autor, versioon, aeg, asukoht, muutuste logi

Teadmushaldus

  • Teadmushaldus aitab tagada efektiivsust ja jätkusuutlikkust
    • Ma ei mäleta, mida ma ei mäleta
    • Õige informatsioon õigel ajal õiges kohas

Tänan!

Kui on tahe, on ka võimalus!


Erkki Leego, erkki.leego@www.leegohansson.com, www.leegohansson.com

 

Tagasi